Pengertian Google Docs | Fungsi, Fitur, Kelebihan, Kekurangan

 Jika kita ingin membuat atau mengedit dokumen, mungkin yang paling sering terlintas di pikiran kita adalah program Microsoft Word. Program buatan Microsoft ini memang selalu menjadi andalan ketika ingin membuat dokumen. Namun tahukah Anda bahwa ada beragam program web app yang juga memiliki fungsi sama dengan Microsoft Word, salah satunya Google Docs/ Google Dokumen.

Perkembangan program Office berjalan begitu signifikan. Tak disangka, penggunaan program Office berbasis Cloud semakin meningkat. Google Dokumen menjadi salah satu program Office berbasis Cloud yang saat ini menjadi alternatif dalam membuat dokumen secara cepat dan efisien. Ingin mengenal lebih jauh mengenai Google Dokumen, simak pengertian dan penjelasan lengkapnya berikut ini.

Pengertian Google Docs

Google Docs/ Google Dokumen merupakan layanan pengolah kata berbasis web Cloud milik Google. Pengguna bisa menggunakan layanan Google Docs secara gratis dari situs docs.google.com atau melalui Google Drive. Selain tersedia dalam bentuk web app, Google Docs juga tersedia dalam bentuk aplikasi untuk Android, iOS, Windows, Blackberry, dan juga program desktop untuk Chrome OS. Pengguna dapat membuat ataupun mengedit file docs dengan batas penyimpanan per file maksimal 1GB.

Google Docs memungkinkan pengguna untuk mengerjakan dokumen bersama tim (kolaborasi) secara real-time. Pengguna juga bebas dalam melakukan perizinan, apakah pengguna lain (teman/ tim) dapat mengedit atau hanya melihat (membaca). Sistem Google Docs juga memperlihat log aktivitas dari setiap hasil editan/ revisi.

Hampir semua browser terbaru saat ini support dengan Google Docs seperti Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, dan Apple Safari. Google Docs juga dilengkapi dengan fitur pengecekan kesalahan penulisan ejaan (spelling) seperti Microsoft Word sehingga mengurangi kesalahan ketika menulis kata/ kalimat. Google Docs juga dibekali dengan fitur machine learning yang mana mampu memberikan pengalaman dan kemudahan dalam membuat dokumen.

Google Docs mendukung beragam format dokumen seperti .doc, .docx, .docm .dot, .dotx, .dotm, .html, teks biasa (.txt), .rtf, .odt, serta hampir semua format Microsoft Office lainnya.

Fungsi dan Manfaat Google Dokumen

1. Membuat dokumen di mana saja dan kapan saja

Dulu ketika ingin membuat dokumen, maka harus di depan komputer atau laptop yang kita miliki dan harus terpasang program Microsoft Office. Namun saat ini membuat atau mengedit dokumen bisa di mana saja dan kapan saja, baik melalui komputer, laptop, smartphone, atau tablet. Google Docs memberikan kemudahan kepada pengguna dalam menyimpan semua tugas dan pekerjaan ke Cloud Storage Google Drive.

Pengguna tidak perlu lagi membawa USB Drive ke mana-mana, cukup upload dokumen ke Google Drive lalu buka kembali dokumen di kantor atau kampus jikalau nanti dibutuhkan.

2. Dukungan Cloud Storage yang besar

Google menjadi salah satu perusahaan teknologi yang memberikan penyimpanan awan (Cloud Storage) gratis paling besar ketimbang perusahaan teknologi lainnya. Jadi pengguna tidak perlu khawatir akan kehabisan ruang ketika membuat dokumen di Google Docs. Dalam satu file, Google Docs membatasi setiap file berukuran maksimal 1GB. Dokumen memiliki ukuran yang relatif kecil sehingga untuk sampai pada ukuran 1GB per file sangat jarang terjadi.

Google Drive memberikan ruang penyimpanan hingga 15GB yang mana jika hanya digunakan untuk menyimpan dokumen tentu sudah lebih dari cukup. Jika masih merasa kurang, pengguna bisa upgrade ke paket yang lebih besar. Atau bisa juga dengan menggunakan Cloud Storage lain seperti Dropbox yang juga mendukung penyimpanan Cloud Google Docs.

3. Dapat digunakan untuk konversi file PDF

Mengedit file PDF memang cukup sulit untuk dilakukan tanpa aplikasi/ software tambahan seperti Adobe Acrobat dan sejenisnya. Namun dengan menggunakan Google Docs, pengguna bisa melakukan konversi menjadi format .docx sehingga dapat dilakukan editing. Untuk melakukannya, pengguna cukup membuka file tersebut menggunakan Google Docs kemudian klik File » Download » Microsoft Word (.docx).

4. Support format Microsoft Office

Tidak perlu khawatir ketika membuat dokumen menggunakan Microsoft Word lalu berpindah ke Google Docs. Karena pada dasarnya Google Docs support pada beragam format dari Microsoft Word. Ada banyak format dokumen yang support dengan Google Docs seperti .doc, .docx, .docm .dot, .dotx, .dotm, .html, teks biasa (.txt), .rtf, .odt, .pdf, .epub, dan masih banyak lagi.

Pengalaman penulis ketika membuat dokumen menggunakan Microsoft Word lalu berpindah ke Google Docs tidak terjadi masalah sama sekali, bahkan sampai pada fungsi daftar isi, heading (tajuk), gambar, layout, dan lainnya tidak berubah dan tidak mengalami kerusakan.

Fitur utama Google Dokumen

Google Docs menghadirkan banyak fitur yang mampu mempermudah dan mempercepat pengguna dalam menyelesaikan pekerjaan/ tugas. Simak beberapa fitur utama Google Docs berikut ini.

1. Integrasi dengan Google Drive secara otomatis. Kemudahan yang ditawarkan Google Docs adalah pengguna bisa menyimpan semua dokumen ke Google Drive. Ketika masuk pada lembar kerja Google Docs, pengguna tidak perlu klik Save ataupun CTRL + S, Google Docs bekerja secara otomatis dalam menyimpan dokumen secara real-time.
2. Bagikan dokumen untuk berkolaborasi. Melalui fitur Bagikan, pengguna bisa menambahkan anggota dengan email atau menuliskan nama. Pengguna juga dapat membagikan link agar dapat di akses secara publik. Fitur kolaborasi ini akan memudahkan pengguna dalam menyelesaikan dokumen secara lebih cepat dan efisien.
3. Histori untuk setiap perubahan. Pengguna bisa melihat perubahan dari setiap editan atau revisi yang dilakukan. Klik File » Histori versi, di bagian tersebut terlihat semua log yang pengguna lakukan.
4. Dukungan Add-on untuk Google Docs. Saat ini Google Docs telah dilengkapi dengan fitur Add-on (Plug-in) yang nantinya dapat membantu pengguna dalam menyelesaikan problem atau hal-hal yang tidak bisa dilakukan Google Docs secara bawaan.
5. Ejaan dan tata bahasa. Pengguna bisa memanfaatkan ejaan dan tata bahasa untuk mengurangi kesalahan penulisan kata/ kalimat. Fitur semacam ini juga tersedia pada produk Microsoft Office.
6. dll…

Kelebihan dan Kekurangan Google Dokumen

Setiap aplikasi atau program pasti memiliki kelebihan dan kekurangan, termasuk Google Docs sendiri. Secara fungsi dan manfaat, Google Docs memang sangat membantu pengguna dalam mengerjakan tugas/ pekerjaan. Namun bagaimana untuk kelebihan dan kekurangannya, berikut daftarnya.

Kelebihan Google Dokumen

• Tanpa perlu instalasi. Karena berbasis Cloud, pengguna tidak perlu melakukan instalasi Google Docs pada komputer atau laptop. Hal ini tentu menjadi kelebihan tersendiri sehingga pengguna tidak perlu risau akan error ketika program dijalankan atau bermasalah dikemudian hari.
• Support pada banyak browser. Pengguna bisa akses Google Docs dari beragam browser populer saat ini seperti Microsoft Edge, Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, dan lainnya.
• Tersedia versi mobile. Google Docs juga tersedia untuk perangkat mobile berbasis Android dan iOS. Pengguna bisa unduh aplikasi Google Docs dari Google Play (Android) dan App Store (iPhone).
• Akses dokumen dengan teman/ tim. Pengguna bisa berkolaborasi bersama tim dalam mengerjakan dokumen. Berikan akses dokumen melalui fitur Bagikan dan tambahkan email tim/teman/anggota.

Kekurangan Google Dokumen

• Fitur masih terbatas. Meskipun sudah sangat baik dari semua fungsi dan kelebihannya, fitur Google Docs masih sangat standar dan terbatas. Berbeda dengan Microsoft Word yang memiliki banyak fitur pengeditan hingga plug-in yang mampu mempercepat pembuatan dokumen.
• Belum tersedia versi desktop. Sayangnya, Google Docs belum tersedia untuk versi desktop untuk Windows dan Mac, hanya tersedia untuk Chrome OS. Jadi untuk penggunaan offline, pilihannya masih lebih baik Microsoft Word.

Kesimpulan,

Dari semua penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa Google Docs merupakan layanan pengolah kata berbasis Cloud yang dimiliki oleh Google dan dapat digunakan secara gratis. Google Docs memberikan layanan pembuatan dan pengeditan dokumen .doc sama seperti Microsoft Word dan sejenisnya. Informasi layanan dan tips menggunakan Google Docs dapat pengguna akses di sini.Apakah Google Docs gratis?

Tentu saja, Anda bisa menggunakan Google Docs gratis dari perangkat dan browser mana pun.Bagaimana cara menggunakan Google Docs?

Anda bisa menggunakan Google Docs dengan mengakses halaman docs.google.com atau melalui aplikasi Android dan iOS.Apakah dokumen Microsoft Word support dengan Google Docs?

Tentu saja, dokumen yang dibuat ataupun diedit menggunakan Microsoft Word sepenuhnya support dengan Google Docs.

Itulah pengertian Google Docs beserta fungsi dan manfaatnya. Bagikan artikel ke sosial media Anda supaya lebih berguna dan bermanfaat. Jika ada sesuatu yang perlu Anda tanyakan atau sampaikan, silakan tulis melalui kolom komentar di bawah ini. Terima kasih dan selamat mencoba!

Sumber : https://dianisa.com/